各院（系）：

为适应“市场导向、政府调控、学校推荐、毕业生与用人单位双向选择”的毕业就业机制，进一步规范和加强择业期内未落实就业单位的毕业生或已就业学生档案管理和服务工作，根据《国务院办公厅教育部等部门关于进一步深化普通高等学校毕业生就业制度改革有关问题意见的通知》、《湖南省人民政府办公厅关于加强普通大中专学校毕业生就业工作的通知》、《湖南省普通大中专学校毕业生档案及户口管理办法（试行）》和中组部、人社部、发改委、财政部、国家档案局联合下发的《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》精神，结合我校实际，现就毕业生档案管理工作通知如下：

一、毕业生档案重要性

大学毕业生档案是个人经历的记录，也是人事管理和服务的依据。现在，企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据，另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要人事档案。学校保存的只是毕业生的“学籍档案”，只是“存放”不能起到以上所述的人事档案的作用，需要从学校将学籍档案转入到用人单位的人事部门或人才服务机构才能转换成人事档案，毕业生一定要高度重视自己的档案，毕业离校前妥善办理档案相关事宜。

已落实就业单位的毕业生，离校时必须办理好档案转寄手续。

未落实就业单位的毕业生，离校时可以申请将档案留学校管理两年，学校免收档案管理服务费；也可申请将档案转至湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心（办理暂缓就业），或户籍所在地市州、县市区就业指导服务机构及人才服务部门。

二、办理档案相关说明

（一）明确档案办理工作负责人

每班确定两名工作认真负责，热心为同学服务的班干负责本班档案办理工作，负责人名单（按附件1格式）于2017年5月15日前以院系为单位上报学生档案室。

（二）已落实就业单位的毕业生档案办理

1、办理档案转寄手续所需材料：（以下三种材料任选一种均可办理）

（1）《调档函》：由就业单位人事部门或单位指定接受其档案的人才服务部门开具。

（2）《就业协议书》内页复印件：与用人单位签订的《就业协议书》，《就业协议书》中必须注明档案接收单位名称（加盖公章）、详细地址及联系电话。

（3）《转档申请》：需将档案转回原籍的，提前与户籍所在地的县级或县级以上人才服务部门联系并确认该单位同意接受本人档案，然后按模板要求填写《转档申请》（见附件2）替代《调档函》。

2、档案转寄流程

（1）准备转寄档案资料    

毕业生提前将转档材料（以上三种之一）和邮寄费交至本班转档负责人处，负责人将所收集的转档材料整理，根据材料中提供的信息，按要求逐个填写《2017届毕业生档案转调登记表》，以下简称《转调登记表》（见附件3）。

（2）上交转档材料及邮寄费

各班级转档负责人将收集好的转档材料、邮寄费和《转调登记表》（纸质稿和电子档各一份），在规定的时间内交到学生档案室（办公楼218室）审核，办理转档手续。注：转档材料与《转调登记表》中的信息必须一致。

（3）邮寄档案

学生档案室根据转档材料及《转调登记表》中提供的档案接收单位名称及详细地址，填写邮寄信封，在学生毕业之后通过机要交通方式将学生档案分批邮寄。

3、注意事项

（1）为了确保档案邮寄的安全性，转档材料中提供的档案接收单位名称必须是该单位目前正确的全称，档案接收单位的详细地址、邮编、联系人、联系电话等信息务必准确、齐全。特别是提交《转档申请》的学生一定要去户籍所在地县级及县级以上的人才服务部门直接获取档案接收单位名称和详细地址，以免填写的信息有误。

（2）毕业生上交转档材料时，在转档材料右上方的空白处务必写清楚姓名、性别、班级、档案编号（附件3中有每个学生的档案编号）、身份证号，本人联系方式。各班上交的转档材料必须与《档案转调登记表》一一对应，按照序号从小到大排列。

（3）12级本科定向班学生（农村订单定向免费培养医学本科毕业生）入学前已和委培定向单位签订相关协议，档案必须调往签订协议的卫生局，凭卫生局人事部门开具的《调档函》调档。

（4）留校工作、考上研究生的毕业生

留校工作的学生离校前不需办理转档手续，到时候学校人事处会统一调取其档案；考上研究生的学生个人持录取学校的《调档案》提前到学生档案室单独办理并登记。

（三）未落实就业单位的毕业生档案办理

毕业离校时未落实工作单位的毕业生可以选取以下任一种方式办理自己的档案：

1、申请学校保管两年

学生如有特殊情况也可以委托学校暂时保管。在毕业离校时必须填写《档案留校申请》一式三份，见附件四。学校留档最长时间为毕业之日起两年之内，两年内必须及时来学校办理转档手续，将档案转出。

（1）毕业生填写《档案留校申请》，一式三份，交班级负责人。

（2）班级负责人收集《档案留校申请》，并在《档案转调登记表》相应名字的备注栏中填写“档案留校申请”字样，在办理班级转档手续时上交。

2、办理暂缓就业

需毕业后两年内保留应届毕业生身份的毕业生，可到学校就业指导中心（办公楼103室）签订相关协议办理暂缓就业，将档案托管至湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心，协议签订后交一份给班级负责人统一办理转档手续。毕业后档案由学校就业指导中心送至湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心，档案托管在湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心期间为学籍档案，不能办理转正定级、工龄评定等手续，托管期限为两年，托管期间毕业生可直接前往湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心办理转档手续。

3、档案转到户籍所在地市州、县市区就业指导服务机构及人才服务部门。

提前与户籍所在地市州、县市区就业指导服务机构及人才服务部门联系委托代管档案，并确认该单位同意接受本人档案，然后按模板要求填写《转档申请》提交班级负责人统一办理档案转寄手续。

（四）《离校通知单》盖章

各班必须将全体学生的档案手续办理完毕后，档案室才在毕业生《离校通知单》上盖章。

附件1：《2017届毕业生转档工作班级负责人登记表》

附件2：《转档申请》

附件3：《2017届毕业生档案转调登记表》

附件4：《档案留校申请》

长沙医学院

2017年4月25日

附件1： 转档申请表模板.doc
附件2： 档案留校申请模板.doc