各院（系）：

为适应“市场导向、政府调控、学校推荐、毕业生与用人单位双向选择”的毕业就业机制，进一步规范和加强择业期内未落实就业单位的毕业生或已就业学生档案管理和服务工作。根据长医学【2017】20号文件，结合今年的实际情况，现将2018届毕业生档案转调工作通知如下：

一、2018届毕业生档案转调方式

（一）找到工作的毕业生：凭工作单位的《调档函》或签订的《就业协议》将档案寄往指定的地方。

（二）继续深造（考研）的毕业生：凭录取学校《调档函》将档案转到录取院校。

（三）档案回原籍（高考时户口所在地）：无论是否参加工作，都可以将档案调回原户籍所在地的人才市场。

（四）生源地为湖南或签订工作单位所在地为长沙市的应届毕业生，可将档案转至湖南省人才市场。

（五）办理暂缓就业的毕业生，可将档案转至湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心。

（六）如因特殊情况（继续考研）需将档案暂存学校的，学校可为其保管档案两年。

二、2018届毕业生档案转调流程

（一）明确档案转调工作负责人

各班辅导员确定两名工作认真负责，热心为同学服务的班干部负责本班档案转调工作，并加入18届毕业档案负责人群（群号为：437677452），于2018年5月18日前以院系为单位（按附件1格式）将纸质表上报学生档案室。5月21日召集档案负责人开会（具体时间、地点群内通知）。

（二）已落实档案接收单位

1、办理档案转寄手续所需材料：（以下材料任选一种均可办理）

（1）《调档函》  由就业单位人事部门或单位指定接受其档案的人才服务部门开具。

（2）《就业协议书》内页复印件  与用人单位签订的《就业协议书》，《就业协议书》中必须注明档案接收单位名称（加盖公章）、详细地址及联系电话。

（3）《转档申请》 需将档案转回原籍的，按模板要求填写《转档申请》

（见附件2）替代《调档函》。

（4）《湖南人才市场档案注册截图》 生源地为湖南或签订工作单位所在地为长沙市的毕业生可将档案转至湖南省人才市场。需在2018年6月25日之前完成网上注册（添加微信号HNRC96560关注湖南人才市场有限公司公众号→人事服务→档案注册→免费注册→注册成功），并将《湖南人才市场档案注册截图》（需A4纸打印）提交班级负责人统一办理档案转寄手续。

（5）办理暂缓就业

毕业后两年内需保留应届毕业生身份的毕业生，可到学校就业指导中心（办公楼103室）签订相关协议办理暂缓就业，将档案托管至湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心，协议签订后交一份给班级负责人统一办理转档手续。毕业后档案由学校就业指导中心送至湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心。

2、档案转寄程序

（1）准备转寄档案资料

毕业生提前将转档材料交至本班档案办理负责人处，负责人将所收集的转档材料整理，根据材料中提供的信息，按要求逐个填写《2018届毕业生档案转调登记表》，以下简称《转调登记表》（见附件3）。

（2）上交转档材料

各班级转档负责人将收集好的转档材料和《转调登记表》（纸质稿和电子档各一份），在规定的时间内交到学生档案室（办公楼218室）审核，办理转档手续。注：转档材料与《转调登记表》中的信息必须一致。

（3）邮寄档案

学生档案室根据转档材料及《转调登记表》中提供的档案接收单位名称及详细地址，填写机要信封，在学生毕业之后通过机要交通方式将学生档案分批转递。

3、注意事项

（1）为了确保档案邮寄的安全性，转档材料中提供的档案接收单位名称必须是该单位目前正确的全称，档案接收单位的详细地址、邮编、联系人、联系电话等信息务必准确、齐全。特别是提交《转档申请》要求档案回原籍的毕业生，一定要确保自己原户籍的真实性，以免对方拒收档案，造成档案丢失。

（2）毕业生上交转档材料时，在转档材料右上方的空白处务必写清楚班级、姓名、本人联系方式和身份证号。各班上交的转档材料必须与《档案转调登记表》一一对应，按照序号从小到大排列。

（3）留校工作、考上研究生的毕业生

留校工作的毕业生离校前不需将档案转出，只要在《档案转调登记表》备注栏中注明“留校工作”；考上研究生的毕业生个人持录取学校的《调档案》提前到学生档案室单独办理并登记。

（4）13级本科定向班毕业生（农村订单定向免费培养医学本科毕业生）

入学前已和委培定向单位签订相关协议，档案必须调往签订协议的卫计局，凭卫计局人事部门开具的《调档函》或与卫计局签订的《就业合同》调档。

（三）未落实档案接收单位

学生如有特殊情况要委托学校暂时保管的。在毕业离校时必须填写《档案留校申请》一式两份，见附件4。学校留档最长时间为毕业之日起两年，两年之内必须由本人或委托他人带《调档函》、《毕业证》、《身份证》来学校学生档案室218将档案转出。

（1）毕业生填写《档案留校申请》，一式两份，交班级负责人。

（2）班级负责人收集《档案留校申请》，并在《档案转调登记表》相应名字的备注栏中填写“档案留校申请”字样，在办理班级转档手续时一起审核登记。

请各班高度重视档案转调工作，为确保档案信息完整准确。各班必须将全体学生的档案手续办理完毕后，档案室才在毕业生《离校通知单》上盖章。

附件1：《2018届毕业生转档工作班级负责人登记表》  

附件2：《转档申请》

附件3：《2018届毕业生档案转调登记表》  

附件4：《档案留校申请》

   长沙医学院校办公室

   2018年5月2日

附件1： 湖南省人才档案注册攻略.doc
附件2： 转档申请表模板.doc